Processbeskrivning. Byggd på Processkarta Motala Båtvarv v1.2. Ett steg per process: vem som gör den, vad som händer, vad systemet gör och vad som är öppet, med en bild ur ert system på demodata. Utföra service: Ta emot · Bereda · Planera · Utföra · Slutföra · Leverera. Försäljning och butik: Nyförsäljning · Begagnat · Butik. Stöd och ledning: Administration · Personal · Anläggning · Ledning. Sist de nio öppna frågorna.

Ta emot (1 av 6) – kunden. Vem: Rollerna CL, MAN, INS och PL enligt intagsbilden. Vad som händer: Ni beslutar om jobbet tas. Finns kunden används den, annars skapas den. Systemet: Kunden väljs i Kunder eller skapas med Ny kund. Listan visar vilka kunder som kräver åtgärd, till exempel saknat personnummer. Öppet: Ett nej sparas inte (fråga 7).

Ta emot (1 av 6) – ordern. Vem: Samma roller som tar emot kunden. Vad som händer: En order startas med vad som ska göras, försäkringsdata tas vid ett försäkringsjobb, båten märks och får en plats, ordern sorteras in och stäms av med kunden. Systemet: Serviceordern hänger på kundens båt, och en order kan få flera betalare – vid ett försäkringsjobb försäkringsbolaget och ägaren. Öppet: Kunden får ingen kopia av ordern (fråga 7). Skadenummer och självrisk saknas (fråga 8). Etikettutskrift, kartan över platserna och ett fält för merförsäljning saknas. Var ordern sorteras in (fråga 6).

Bereda (2 av 6). Vem: Varvsansvarig, som har beredningen enligt organisationsbilden. Vad som händer: Kartan har ingen egen bild för beredningen. Vi tror att den handlar om vad som ska göras, tidsuppskattning, offert och delar. Systemet: Ny serviceorder tar båt, arbete, mekaniker, dag, starttid och timmar, och kalendern i Produktion lägger jobbet med den längden. Öppet: Vad beredningen innehåller hos er (fråga 3). Offert för service och en materiallista på ordern saknas.

Planera (3 av 6). Vem: Varvsansvarig, som har planeringen. Vad som händer: Jobbet får en dag, en tid och en mekaniker. På varvet sorteras ordrarna in i orderstället. Systemet: Produktion är en veckokalender per mekaniker. Ett jobb läggs på dag, starttid och timmar, och flyttas ett jobb skjuts mekanikerns senare jobb framåt. Oplanerade jobb ligger i en egen kö. Öppet: Vilket planeringsverktyg ni använder idag, och om orderstället gör något mer än planeringen (fråga 6).

Utföra (4 av 6). Vem: Alla mekaniker: varv, utombordare och stor motor. Vad som händer: Mekanikern gör jobbet och skriver tid, material och anteckningar i mappen för pågående arbete. Systemet: Mekanikern ser sina egna jobb i Mina jobb, i mobilen, och klarmarkerar jobbet – här en planerad riggkontroll med knappen Klarmarkera. Öppet: Mappen finns inte digitalt: tid och material rapporteras inte i systemet (fråga 5). Egenkontrollen mot checklistan CL saknas (fråga 1).

Slutföra (5 av 6). Vem: Enligt kartan Hampus, med Magnus som ställföreträdare, och Fredrik. Vem det är idag vet vi inte (fråga 2). Vad som händer: Tid och material sammanställs ur mappen, jobbet kontrolleras mot Kvalitetsprotokoll 1.0 och godkänns enligt Instruktion Slutföra 4.5. Inte godkänt går tillbaka. Systemet: Serviceordern står som Klar och kan då inte längre flyttas i kalendern. Öppet: Kontrollen och godkännandet saknas. Vi behöver protokollet och instruktionen (fråga 4) och vem som godkänner (fråga 2).

Leverera (6 av 6). Vem: Kartan säger inte vem som levererar (fråga 3). Vad som händer: Kartan har ingen egen bild för leveransen. Vi tror att den handlar om sjösättning eller utlämning, genomgång med kunden och faktura. Systemet: Förvaring visar varje båts plats, upptagning och status, till exempel Sjösatt. Fakturan görs idag i Pyramid. Öppet: Vad leveransen innehåller hos er och vem som gör den (fråga 3). Genomgången med kunden och fakturan från ordern saknas.

Nyförsäljning av båt och motor. Vem: Försäljning, med försäljningsansvarig. Vad som händer: En ny båt eller motor säljs till en kund, ofta med kundens gamla båt i inbyte. Systemet: En offert blir en försäljning när kunden accepterar, och enheten reserveras. Inbytet läggs på affären. Orderlistan visar varje affär med sitt steg: offert, ny, bekräftad, klar och fakturerad. Öppet: Kartan har bara en rubrik för nyförsäljning. Stämmer flödet med hur ni säljer (fråga 9)?

Begagnatförsäljning. Vem: Försäljning, med försäljningsansvarig. Vad som händer: Ett begagnat objekt, inbytt eller förmedlat, tas in, annonseras och säljs. Systemet: Begagnat listar varje båt, motor och trailer till salu med pris och status. Ett inbyte blir begagnat lager när affären levereras. Öppet: Webbannons och vinstmarginalbeskattning (VMB) saknas. Kartan v1.2 har inga steg för begagnat.

Butiksförsäljning. Vem: Butiken, med butiksansvarig. Vad som händer: Varor säljs över disk. Systemet: Kassan: artikeln skannas, kunden får kvitto, och dagen stängs med X- och Z-rapport och journal. Retur, rabatt och parkerade köp finns. Öppet: Kartan har inga steg för butiken. Vad mer än kassan hör till butikens dag (fråga 9)?

Faktura, bokföring, lön och inköp. Vem: Ekonomi, med ekonomiansvarig. Vad som händer: Fakturering, bokföring, lön och inköp. Görs idag i Pyramid. Systemet: Inköp har fått sin plats i menyn och är nästa del som byggs. Fakturering, bokföring och lön finns inte i systemet ännu. Öppet: Hur administrationen går till hos er – en processkarta eller workshop (fråga 9).

Vem har vilken roll. Vem: Ledningen. Vad som händer: Organisationsbilden visar funktionerna och vem som har dem. Systemet: Rollerna från organisationsbilden finns i systemet, och mekanikerna kopplas till sina inloggningar – så ser var och en bara sina egna jobb i Mina jobb. Öppet: Flera namn i organisationsbilden har bytts. Vilka gäller idag (fråga 2)?

Inköp och skötsel av anläggningen. Vem: Anläggningsansvarig. Vad som händer: Anläggningen köps in och sköts: hallar, platser och utrustning. Systemet: Förvaring har platserna på varvet, med område och största båtlängd, och vilken båt som står var under säsongen. Öppet: Skötseln av anläggningen har inget stöd i systemet. Vad behöver ni hålla reda på?

Möten och uppföljning. Vem: VD. Vad som händer: Ledningsprocessen: möten och uppföljning av verksamheten. Systemet: Rapporter samlar siffrorna från försäljning, service och kassa, till exempel intäkt per säsong och Z-rapporterna. Öppet: Kartan beskriver inte vad ledningsprocessen innehåller. Vilka siffror följer ni upp?

Nio öppna frågor. 1. På kartan står CL4101, CL4102 och DB4100, och CL vid egenkontrollen – vilka dokument är det, och kan du skicka dem? 2. Vem gör Kontrollera och Godkänna i Slutföra idag, och vilka namn i organisationsbilden har bytts? 3. Kartan är en arbetskopia – vilka delar stämmer inte med hur ni arbetar idag? 4. Kan du skicka Kvalitetsprotokoll 1.0 och Instruktion Slutföra 4.5? 5. På kartan står Mapp i Slutföra – vad står i den (tid, materiel, anteckningar), och vem fyller i den? 6. Vilket planeringssystem använder ni idag, och var hamnar ordern när ni gör Sortera in order? 7. Vad får kunden som Kopia till kund, och ska ett nej (Tacka nej / Alternativ) sparas? 8. Vilka uppgifter tar ni vid ett försäkringsjobb (bolag, skadenummer, självrisk)? 9. Finns det processkartor för nyförsäljning, butik och administration också?